Privacy policy lasciti

Opera San Francesco per i Poveri ETS (di seguito “OSF” o “Ente”), in qualità di titolare del trattamento, fornisce la presente informativa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 alle persone che manifestano interesse a effettuare un lascito testamentario o che entrano in contatto con l’Ente per tali finalità.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO E BASI GIURIDICHE

I dati personali sono trattati per:

• gestire le richieste di informazioni e le segnalazioni relative ai lasciti testamentari;
• registrare e amministrare le informazioni relative all’intenzione di lascito (c.d. pledger);
• verificare l’esistenza in vita del pledger;
• gestire eventuali pratiche di lascito, anche a seguito dell’apertura formale della successione;
• organizzare e conservare la documentazione connessa ai lasciti;
• interagire con professionisti incaricati (es. avvocati, notai) per gli adempimenti connessi.

Il trattamento si fonda sull’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e, ove necessario, sul legittimo interesse dell’Ente a garantire una gestione efficace, ordinata e tracciabile delle attività connesse ai lasciti.

L’eventuale invio di comunicazioni informative o promozionali non strettamente connesse alla gestione del lascito avverrà solo previo consenso libero e specifico dell’interessato.

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

Possono essere trattati:

• dati anagrafici e identificativi (nome, cognome, codice fiscale);
• dati di contatto (indirizzo, email, telefono);
• informazioni relative all’intenzione di lascito e alla tipologia di beni o diritti oggetto di disposizione;
• dati contenuti nella documentazione eventualmente fornita (ad esempio testamenti, atti, comunicazioni professionali).

I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato o tramite soggetti terzi legittimati (ad esempio professionisti incaricati o familiari, nei limiti applicabili).

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento avviene mediante strumenti informatici e archivi documentali, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate.

In particolare:

• le informazioni anagrafiche e gestionali sono registrate nel sistema gestionale “Mentor”;
• la documentazione è conservata in aree documentali dedicate dell’Ente (SharePoint), organizzate per garantire tracciabilità e accesso controllato;
• i sistemi utilizzati sono configurati per limitare l’accesso ai soli soggetti autorizzati.

ACCESSO AI DATI E SOGGETTI DESTINATARI

I dati personali sono trattati da personale interno autorizzato, appartenente alle funzioni coinvolte nel processo (in particolare Ufficio Lasciti e Ufficio Lasciti in Vita), sulla base di istruzioni specifiche e nel rispetto dei principi di riservatezza.

I dati possono essere comunicati a:

– professionisti incaricati della gestione delle pratiche (es. avvocati, notai);
– fornitori di servizi informatici e tecnologici (gestionali, piattaforme documentali);
– soggetti che svolgono attività di supporto organizzativo e amministrativo.

Tali soggetti operano, a seconda dei casi, in qualità di responsabili del trattamento o di autonomi titolari.

5. Trasferimento dei dati
I dati personali sono trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo.
L’eventuale utilizzo di piattaforme tecnologiche può comportare trasferimenti verso Paesi terzi, nel rispetto delle garanzie previste dal Regolamento UE 2016/679.

6. Conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il tempo necessario a gestire la relazione con l’interessato e le attività connesse al lascito.

In considerazione della natura delle disposizioni testamentarie, i dati e la documentazione possono essere conservati anche per periodi prolungati, in funzione:

– della durata della relazione con il pledger;
– dei tempi di apertura e gestione delle pratiche successorie;
– degli obblighi legali e delle esigenze di tutela dei diritti dell’Ente.

7. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati è facoltativo, ma necessario per consentire all’Ente di gestire le richieste e le segnalazioni relative ai lasciti.
Il mancato conferimento può impedire di dare seguito alla richiesta.

8. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679, tra cui:

– ottenere la conferma dell’esistenza dei dati e accedervi;
– chiederne la rettifica o l’aggiornamento;
– richiederne la cancellazione nei casi previsti;
– ottenere la limitazione del trattamento;
– opporsi al trattamento, nei limiti consentiti.

9. Modalità di esercizio dei diritti
I diritti possono essere esercitati contattando l’Ente ai recapiti indicati sul sito istituzionale.

Opera San Francesco ha designato un Responsabile della protezione dei dati e l’interessato può rivolgersi anche a tale figura scrivendo all’indirizzo [email protected]